Publikationens konklusioner

Denne publikation indeholder grundlaget for etablering af et system med informative datablade og prisdatabase for byfornyelsen med relation til bygherren. Baggrunden for at etablere et sådan system er et ønske om at øge effektiviteten og kvaliteten i byggeriet. Projektet er udført af SBi for Socialministeriet og Byfornyelse København. Rapporten skal opfattes som SBi’s forslag til udformning af et proces- og nøgletalssystem, som stilles til rådighed for byfornyelsessektoren.

Formål og nyskabelser

Det beskrevne system har bygherren som målgruppe, og systemets formål er at medvirke til at styrke kvalitet og effektivitet i renovering af boliger, herunder ikke mindst at vise bedste praksis for pris og kvalitet for bygningen.

Det primære fundament for rapportens konklusioner og anbefalinger er en analyse af tre udvalgte eksempler på beslutningsprocesser i byfornyelsen med understøttende ydelser, som kan leveres af bygherrerådgivere eller byfornyelseskonsulenter. For hver af eksemplerne er der foretaget en beskrivelse af den nuværende parksis, givet forslag til en fremtidsvision samt de ændringer, det nødvendiggør.

Med baggrund i de tre eksempler er der givet forslag til en fælles fremtidig beslutningsmodel med understøttende ydelser, som kan anvendes som paradigme for alle hovedprocesser i byfornyelsen, og som har en prisdatabase, informative datablade og procesværktøjer som centrale hjælpemidler.

Synliggørelse af byfornyelsens omstillingsbehov

I projektet har deltaget tre medarbejdere fra Byfornyelse København, som har et indgående kendskab til byfornyelsesprocessen og de centrale arbejdsopgaver og –processer vedrørende bygherrerådgivning. Analysen er gennemført med baggrund i otte arbejdsgruppemøder, hvor man på udvalgte områder har beskrevet den nuværende praksis, givet forslag til den fremtidige vision og vurderet de forventede ændringer i forhold til markedet, aktørerne, ydelserne og medarbejderkompetencerne, som man skal tage hensyn til ved udformningen af nye informative datablade og en fælles prisdatabase.

Analysen har skabt klarhed over de væsentligste aktører i byfornyelsens enkelte faser, og hvorledes de enkelte aktører agerer som henholdsvis ’kunde’ og ’leverandør’ i de enkelte faser. Der er også skabt klarhed over de centrale faser i byfornyelsen, samt hvorledes den kommende byfornyelseslovs målsætning om mindre offentlige tilskud og mere privat bygnings- og boligfornyelse påvirker fremtidige rådgivningsydelser.

I overskuelige fasediagrammer, som grafisk sammenstiller aktører/roller og faser/processer, er vist de enkelte aktiviteter, de afledte beslutninger og det væsentligste dokumentationsmateriale, som er resultatet af aktiviteter og grundlaget for beslutninger. Analysemetoden har tydeliggjort mangler og behov for forenklinger i processen, og den kan hjælpe en bygherrerådgiver til bedre at tilpasse sig de nye ydre vilkår og fokusere deres ydelser på områder, som giver det bedste afkast for bygherren, og som har størst virkning på byfornyelsens effektivitet og kvalitetsudvikling.

Bygherrerådgivernes ydelser gennemgår markante ændringer fremover

Rammerne for byfornyelsen ændrer sig markant i disse år. Der foregår en løbende industrialisering af byggeriet, kravene fra beboere, ejere og myndigheder bliver skarpere på både pris og kvalitet, og der sker en kraftig reduktion af støttemidlerne og en større fokus på privatisering. Fra udviklingsprogrammerne ’Projekt Renovering’ og ’Projekt Hus’ fremhæves også behovet for øget produktivitet og mere værdiskabelse for kunderne og ikke mindst, at bygherrerådgiveren skal blive bedre til at lede og styre dialogen til kunderne og samarbejdet indbyrdes mellem leverandører.

Det er denne nye virkelighed, der også fremtvinger behovet for ændringer i bygherrerådgivernes ydelser. På den ene side skal rollen som planrådgiver for de kommunale myndigheder klart adskilles fra rollen som bygherrerådgiver i bygnings- og boligfornyelsessager, og på den anden side skal rollen som bygherrerådgiver gennemføres efter samme professionelle koncept uafhængigt af om sagen er offentligt støttet eller 100 % privatfinansieret.

Rollen som bygherrerådgiver skal desuden udvikles til en procesleder- eller facilitatorrolle, som skal forenkle og smidiggøre dialogen mellem bygherreinteressenterne (kommunen, ejeren og beboerne) og det indbyrdes samarbejde mellem leverandørerne (tekniske rådgivere, hovedentreprenører, fagentreprenører, producenter og forhandlere).

Bygherrerådgivernes ydelser skal desuden kunne matche store forskelle i beslutningskompetencen hos kunder og leverandører og professionalisering og industrialisering af ydelser og produkter. I nogle sager tages alle beslutninger i fællesskab eller som en netværksbeslutning, som der fx lægges op til i partneringprojekter, og i andre sager følger beslutningerne et hierarkisk beslutningsforløb, når både bygherre, rådgivere og entreprenører styrer deres eget ansvarsområde. I nogle sager skal alle løsninger tilpasses specielle sagsforhold, som dyre unika-løsninger, og i andre sager anvendes der en stor grad af industrialiserede produkt- og systemløsninger, som det fx kan ske ved fornyelse af køkkener og vinduer.

Bygherrerådgivernes ydelser skal derfor i fremtiden på den ene side være klart afgrænsede og fokuseret på byfornyelsens forskellige faser (kommunal planfase samt i bygnings- og boligfornyelse, krav- og programfase, koncept- og designfase, konstruktions- og udførelsesfase samt afleverings- og opfølgningsfase) og på den anden side i forhold til forskellige kundegrupper, fornyelsesbehov og leverandørkompetencer. Det foreslås blandt andet, at bygherrerådgiverne udvikler standardkoncepter til de forretningsmæssigt væsentligste ydelser, at byfornyelseskonsulenter trænes på sager i sikkert at gennemføre disse ydelser, og at der opbygges fælles procesværktøjer til udarbejdelse af beslutningsgrundlag, anvendelse af informative datablade og indsamling af erfaringer i fælles pris- og erfaringsdatabase.

Disse ændringer i bygherrerådgivernes ydelser lægger samtidig op til en revurdering af disses organisering og værdigrundlag, og det kan fx illustreres gennem følgende problemstillinger:

• Når man arbejder som plankonsulent for kommunen, kan man så tillade sig, fx på borgermøder, at sælge egne andre ydelser som bygherrerådgiver til ejendommenes ejere eller beboere, eller bør man afholde sig fra det og være loyal over for kommunen?
• Flere af bygherrerådgiverens medarbejdere er arkitekter og har i sagens natur en faglig forståelse for, at arkitekten på sagen helst vil hjem og skitsere og derfor ikke kan træffe hurtige beslutninger på møderne. Hvordan håndterer de rollen som procesleder og facilitator, som skal fremme en hurtig beslutningsproces, når de som faguddannede arkitekter gerne vil acceptere sagsarkitektens ønske om enerum til beslutninger?
• Vil målet om en dialogbaseret beslutningsproces med fælles beslutninger på de enkelte byggesager ikke også kræve, at de interne arbejdsprocesser hos bygherrerådgiveren også skal følge samme målsætning?

Udarbejdelse af sikre beslutningsgrundlag kan blive en givtig ydelse

Analysen har som sagt vist, at den fremtidige beslutningsproces vil blive bygget mere på fællesskab end på hierarki, hvorfor det vil blive en konkurrenceparameter for bygherrerådgiverne, hvis man vil kunne tilbyde specifikke ydelser, der kan matche denne markedsændring. En central og gennemgående ydelse i tilknytning hertil vil derfor blive udarbejdelse af sikre, kvalificerede og effektive beslutningsgrundlag, som leveres med støtte i fælles web-baserede procesværktøjer, i nyudviklede informative datablade, der er tilgængelige på Internettet, samt i en fælles nyudviklet digital erfarings- og prisdatabase. Analysen viser desuden, at bygherrerådgivere i fremtiden skal fokusere mere på at kunne forenkle og facilitere de enkelte processer som interaktive procesledere, end på hovedsageligt at formidle kommunale støttebetingelser og myndighedskrav til de tekniske rådgivere og entreprenører.

Gennem analysen er udviklet en model for beslutningsprocesser i byfornyelsen, hvor informative datablade dels kan anvendes til at understøtte samarbejdet mellem de forskellige aktører, når der skal træffes beslutninger, og dels kan anvendes i et bredere formidlingsperspektiv til offentligheden. I analysen lægges også op til, at de nyudviklede informative datablade og den nyudviklede fælles pris- og erfaringsdatabase anvendes som procesværktøj og informationskilde ved udarbejdelse af beslutningsgrundlaget.

I modellen lægges op til en systematisering af arbejdsopgaverne, når der skal udarbejdes beslutningsgrundlag. Den centrale opgave er selve vurderingsprocessen, der anvender informationer fra det tekniske grundlag, kravformulering, informative datablade og prisdatabasen som baggrundsmateriale. Vurderingsprocessen indgår sammen med en metodebeskrivelse for hele ydelsen og de forskellige procesværktøjer i procesrammen, der er kerneaktiviteten i udarbejdelsen af beslutningsgrundlag. Det tekniske grundlag er en anden aktivitet, i hvilken informationer fra regler og registerdata indsamles, og tilstandsbeskrivelser på ejendommens renoveringsbehov udarbejdes. Den tredje aktivitet omhandler kravformulering, hvor både kundeønsker og leverandørmuligheder skal klarlægges.

Som nævnt før anvendes informationer fra informative datablade og pris- og erfaringsdatabasen også som baggrundsmateriale i vurderingsprocessen. På den anden side samles vurderingsprocessens resultat også heri, og sammen med andre procesdokumenter og beslutningsoplæg arkiveres de digitalt som sagens dokumenter. Den udviklede model for beslutningsprocessen indeholder derfor følgende seks elementer: procesramme, tekniske grundlag, kravformulering, dokumentation, beslutning og formidling.

Nye informative datablade og prisdatabase er værktøjer med flere mål

Informative datablade og prisdatabase er et centralt udviklingselement i forbedring af byfornyelsens effektivitet generelt og bygherrerådgivernes fremtidige ydelser specifikt. Gennem analysen er specificeret følgende fire specifikke mål med udviklingen af de informative datablade og prisdatabasen, idet de skal være:

• Et procesværktøj i udarbejdelsen af beslutningsgrundlag.
• Et resultat af en central ydelse fra bygherrerådgiveren.
• Et grundlag for sikre og afstemte beslutninger i byfornyelsen.
• Et bidrag til synliggørelse af resultater over for offentligheden og åbenhed om sagsforløb og erfaringer over for byggeriet.
• Et udviklingsinitiativ som fremmer digitalisering i bygherrerådgivernes ydelser og på byggesager.

De informative datablade er målrettet den enkelte ejendom, bygning eller lejlighed, og den består af i alt fire adskilte lag, der er målrettet hver fase i en bygnings- og boligfornyelsessag:

Kommunale værdier, krav og støttemuligheder, som er af betydning for ejendommens, bygningens og lejlighedens renovering, og som er formuleret i den kommunale planfase.

Bygherrens og brugernes ønsker og krav til den kommende renovering vedrørende renoveringsbehov, kvalitetsniveau, økonomi og husleje, og som er formuleret i krav- og programfasen.

Specifikationer på de enkelte rum, bygningsdele og fællesydelser af priser, egenskaber, kvaliteter og leveringsforhold som opfylder punkt 1 og 2, og som er formuleret i koncept- og designfasen.

Specifikationer på de enkelte entrepriser efter kontoplan 30-opdelingen mht. omkostninger, materialers egenskaber, ydelsers omfang og leveringsforhold som opfylder punkt 3, og som formuleres som kontraktgrundlag i konstruktions- og udførelsesfasen.

Som det ses af ovenstående, er det første lag det informative datablad efter den kommunale planfase. Det andet lag sammen med det første lag er det informative datablad efter krav- og programfasen. Det tredje lag sammen med andet lag er det informative datablad efter koncept- og designfasen.

Når konstruktions- og udførelsesfasen starter, ligger de tre første lag klar og er grundlag for fjerde fases gennemførelse. Den suppleres med nærmere specifikationer for de enkelte entrepriser, og de udgør tilsammen det fjerde informationsblad. Igennem denne fase kan der, som følge af udførelsesmæssige problemer eller nye bygherrekrav, være behov for at ændre i hver af de fire lag i det fjerde informationsblad. Disse ændringer indarbejdes i forskellige ændringsudgaver eller versioner til fjerde informationsblad, og ved afslutningen af denne fjerde fase ligger der et informativt datablad, som indeholder det samlede aftalegrundlag for hele sagen, inklusive de ændringer der er fremkommet undervejs, og hvor der ses en tydelig sammenhæng mellem de fire lag.

Det femte informative datablad har samme struktur og detaljering som fjerde informative datablad, og det udarbejdes i forbindelse med sagens aflevering og slutregnskab. I tilknytning hertil kan der udarbejdes et informativt datablad, som viser forskellene mellem det fjerde og det femte datablad, og som angiver mangler og afvigelser ved afleveringen. Det femte informative datablad kan sammen med ’afvigelsesbladet’ gentages ved 1. års eftersynet.

Samlet bliver informationerne mere og mere detaljerede ned gennem de fire lag i det informative datablad, medens informationerne i de forskellige versioner i fjerde datablad bliver mere og mere nøjagtige i forhold til den realiserede renovering, jf. femte datablad.

Figur 1. Flow og informationsniveauer i informative datablade.

Detaljeringen er i den ene dimension antal konti og i den anden dimension priser og egenskaber, som angives for de enkelte konti. Fx vil det tredje lag indeholde omkring 30 konti, medens fjerde lag kan indehold flere hundrede konti, hvoraf en stor del af dem ikke kan være offentligt tilgængelige. Den anden dimension omfatter økonomi- og egenskabsinformationer (værdier), hvor økonomien fx kan dække anlægsomkostninger, men også drifts- og vedligeholdsomkostninger samt månedlig husleje og totalhusleje kan indgå heri. Egenskabsinformationer dækker følgende forhold i mere eller mindre grad: Mængder og omfang, standard og kvalitet samt leveringsforhold.

I de kommende faser vedrørende udviklingsprojektets implementering skal detaljeringen af økonomi- og egenskabsdimensionen nærmere afklares, idet arbejdsindsatsen for at udarbejde databladene og nytten ved at anvende dem skal afbalanceres. Det skal ligeledes afklares, hvorledes de informative datablade samordnes med en digital pris- og erfaringsdatabase, samt hvorledes man håndterer 3D-visualisering, tegninger og billeder i forhold til tekst og tal i databasen og på de informative datablade. Desuden skal også afklares hvilke informationer, der er tilgængelige for hvilke parter under sagens gennemførelse og efter dens afslutning.

Rapporten indeholder forslag til strukturering og udformning af de informative datablade, som interface til en web-baseret prisdatabase.

Der er endvidere stillet forslag til udvikling af en prisdatabase til brug for byfornyelsen. En prisdatabase er en database, der indeholder data vedrørende renoveringssagers ressourceforbrug og resultater, således at der blandt andet kan beregnes nøgletal for produktivitet.

Som forudsætning for hele systemet med prisdatabase og informative datablade er kravet om, at systemet skal være let at vedligeholde og anvende, og det skal for så vidt tilstræbes at opbygge et systemuafhængigt system for at sikre kompatibilitet mellem øvrige ’proprietære’ systemer, der evt. anvendes af de forskellige parter. Systemet skal endvidere være et åbent system forstået således, at nye datatyper eller nye tekniske standarder kan tilføjes løbende i takt med, at nye behov opstår.

Uddannelse og træning

Ændringer, som de er redegjort for i nærværende projekt, kommer ikke uden en gennemgribende og målrettet indsats i forhold til at ændre holdninger, kutymer og kultur i branchen. Rapporten indeholder derfor et oplæg til et trænings- og uddannelsesprogram for medarbejdere, der adresserer de forskellige identificerede udviklingsbehov i sektoren blandt bygherrerådgiverne specifikt.

Tilbage til Prisdatabase og informative datablade for bygherren